CLARA – der KI-Chatbot für Kommunen

Bürgerinnen und Bürger erwarten heute schnelle, verständliche und jederzeit verfügbare Informationen – auch von ihrer Gemeinde. Gleichzeitig stehen viele Kommunalverwaltungen unter hohem Arbeitsdruck: wiederkehrende Anfragen binden Zeit, Personalressourcen sind knapp, und Informationen verteilen sich oft über Webseiten, Bekanntmachungen, Formulare, Amtsblätter oder PDF-Dokumente.

CLARA unterstützt Gemeinden dabei, Bürgeranfragen automatisiert, zuverlässig und bürgernah zu beantworten – rund um die Uhr, an jedem Tag im Jahr.

CLARA ist ein KI-gestützter Chatbot, der speziell für den Einsatz in Kommunen entwickelt wurde. Er wird direkt in die Homepage der Gemeinde eingebunden und beantwortet Fragen der Bürgerinnen und Bürger in natürlicher Sprache.

Typische Fragen können zum Beispiel sein:

• „Wo beantrage ich einen neuen Personalausweis?“
• „Welche Unterlagen brauche ich für die Anmeldung eines Hundes?“
• „Wann ist das Rathaus geöffnet?“
• „Wo finde ich Informationen zur Abfallentsorgung?“
• „Welche Ansprechpartnerin ist für Bauanträge zuständig?“

CLARA durchsucht dabei nicht einfach „das Internet“, sondern greift gezielt auf die von der Gemeinde bereitgestellten oder freigegebenen Informationsquellen zu. Dazu können unter anderem gehören:

• Inhalte der kommunalen Webseite
• Formulare und Satzungen
• Bekanntmachungen
• Amts- und Mitteilungsblätter
• PDF-Dokumente
• häufig gestellte Fragen
• kommunale Serviceinformationen
• Bürger Informationsportale

So entsteht ein digitaler Bürgerassistent, der auf die jeweilige Kommune zugeschnitten ist.

Viele Bürgeranfragen wiederholen sich täglich: Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Formulare, Fristen, Gebühren, Unterlagen oder Ansprechpartner. Genau hier setzt CLARA an.

Der Chatbot kann einen großen Teil dieser Standardfragen sofort beantworten. Dadurch werden Telefonzentrale, Bürgerbüro, Fachämter und Verwaltungspersonal spürbar entlastet.

Das bedeutet: weniger wiederkehrende Routineanfragen, mehr Zeit für komplexe Anliegen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich stärker auf die Fälle konzentrieren, die persönliche Beratung, fachliche Prüfung oder individuelle Bearbeitung erfordern. CLARA ersetzt keine Verwaltung – sie unterstützt sie.

Eine Gemeindeverwaltung hat feste Öffnungszeiten. Die Fragen der Bürgerinnen und Bürger entstehen aber oft abends, am Wochenende oder an Feiertagen.

CLARA ist jederzeit erreichbar: 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr.

Damit erhalten Bürgerinnen und Bürger auch außerhalb der Öffnungszeiten eine erste verlässliche Orientierung. Das verbessert den Bürgerservice und reduziert gleichzeitig den Druck auf die Verwaltung während der regulären Arbeitszeiten.

Gerade im kommunalen Umfeld ist Datenschutz kein Zusatz, sondern Voraussetzung.

CLARA wird datenschutzkonform konzipiert und betrieben. Das System läuft ausschließlich auf Servern in Deutschland. Die Datenverarbeitung erfolgt kontrolliert, nachvollziehbar und ohne unnötige Weitergabe kommunaler Inhalte an ausländische Plattformen.

Für Gemeinden bedeutet das:

• Betrieb auf Servern in Deutschland
• datenschutzorientierte Architektur
• keine ungeprüfte Nutzung öffentlicher KI-Dienste für kommunale Daten
• klare Trennung kommunaler Wissensbestände
• kontrollierte Einbindung in die bestehende Homepage
• Betrieb nach deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen

CLARA ist damit eine Lösung, die moderne KI-Technologie mit den besonderen Anforderungen öffentlicher Verwaltungen verbindet.

CLARA ist keine allgemeine Standardlösung von der Stange. Das System wurde mit Blick auf die Anforderungen deutscher Gemeinden, Verwaltungssprache, kommunale Abläufe und Datenschutzanforderungen entwickelt.

Der Fokus liegt nicht auf möglichst spektakulären KI-Antworten, sondern auf praxisnaher, verlässlicher Unterstützung im kommunalen Alltag.

CLARA versteht typische Bürgerfragen, berücksichtigt kommunale Informationsquellen und kann an die jeweilige Gemeinde angepasst werden.

CLARA bietet Kommunen einen einfachen Einstieg in den praktischen Einsatz künstlicher Intelligenz – ohne eigene KI-Infrastruktur und ohne aufwendige Eigenentwicklung.

Die wichtigsten Vorteile:

• bessere Erreichbarkeit für Bürgerinnen und Bürger
• Beantwortung häufiger Fragen rund um die Uhr
• Entlastung von Verwaltung, Bürgerbüro und Telefonzentrale
• schnellere Orientierung auf der Gemeindewebseite
• strukturierte Nutzung vorhandener kommunaler Informationen
• datenschutzkonformer Betrieb auf Servern in Deutschland
• individuelle Anpassung an die jeweilige Kommune
• moderne digitale Außenwirkung der Gemeinde
• skalierbare Lösung auch für Verwaltungsgemeinschaften oder mehrere Mandanten

CLARA macht kommunale Informationen leichter zugänglich. Bürgerinnen und Bürger erhalten schneller Antworten, während Verwaltungsmitarbeitende von wiederkehrenden Standardanfragen entlastet werden.

So entsteht ein moderner digitaler Bürgerservice, der die Gemeinde stärkt – bürgernah, effizient und datenschutzkonform.

CLARA bringt künstliche Intelligenz dorthin, wo sie im Alltag wirklich hilft: in den kommunalen Bürgerservice.